Elektronický spis

Obecný rámec

Právní základ pro vedení elektronického spisu je upraven v § 40b zákona č. 99/1963, občanský soudní řád (dále jen „OSŘ“), který uvádí, že o každém sporu nebo jiné právní věci se vede spis v listinné nebo v elektronické podobě.¹ Podmínky vedení spisu stanoví vyhláška č. 37/1992 Sb., o jednacím řádu pro okresní a krajské soudy (dále jen „jednací řád“). Vedení spisu se také řídí zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů (dále jen „zákon o archivnictví“), a instrukcí Ministerstva spravedlnosti č. j. 505/2001-Org., kterou se vydává vnitřní a kancelářský řád pro okresní, krajské a vrchní soudy (dále jen „kancelářský řád“). Specifická pravidla se pak uplatňují u Nejvyššího soudu, Nejvyššího správního soudu a Ústavního soudu, které vydávají vlastní kancelářské a spisové řády.

Zavádění elektronického spisu je dlouhodobě diskutovaným tématem. Zákonodárce elektronické vedení spisu předpokládal již v roce 2009.² Dosud se však nepodařilo jednotný elektronický spis pro všechny agendy vytvořit. Výlučně elektronickou podobu mají v současnosti pouze spisy v řízení o elektronickém platebním rozkazu (§ 200d kancelářského řádu). I zde je však veden tzv. sběrný spis pro ukládání listinných originálů, který tvoří nedílnou součást elektronického spisu (§ 200e kancelářského řádu). V ostatních typech řízení nadále převládá listinná verze, ačkoli některé agendy jsou vedeny paralelně i elektronicky.³

V praxi jsou všechny soudní dokumenty v rámci jednotlivých soudních úseků napříč jednotlivými stupni soudní soustavy ukládány do různých elektronických aplikací (např. ISAS, ISIR, ISVKS, ISNS).⁴ Tyto systémy slouží výhradně pro interní potřeby soudů a jsou často vzájemně nekompatibilní. To komplikuje efektivní předávání informací mezi jednotlivými složkami justice, tj. jednotlivými soudními úseky, jakož i jednotlivými stupni soudní soustavy.⁵

 

Zpřístupnění spisu účastníkům řízení

Ačkoli v některých typech řízení existují elektronické spisy, v praxi není umožněno jejich vzdálené zpřístupnění účastníkům řízení. Např. v řízení o elektronickém platebním rozkazu probíhá nahlížení tak, že zaměstnanec soudu vygeneruje tzv. offline spis a umožní do něj oprávněné osobě nahlédnout v kontrolovaném prostředí soudu (§ 200k kancelářského řádu). Prostřednictvím aplikace InfoDokument lze sice získat elektronický originál platebního rozkazu, a to včetně doložky právní moci. Tento mechanismus je však z hlediska dostupnosti a komfortu účastníků nedostatečný a neodpovídá standardům moderní justice. Pokud jde o vzdálený přístup k soudním spisům obecně, musejí se účastníci řízení spokojit s aplikací InfoSoud. Ta však nabízí pouze základní přehled o stavu řízení, nikoli samotná rozhodnutí či jiné listiny.

Výjimku představuje Ústavní soud. Ten vede spisy souběžně v listinné i elektronické podobě a zřídil pro účastníky řízení, jejich zástupce a vedlejší účastníky aplikaci NaSpis. Prostřednictvím této aplikace Ústavní soud zpřístupňuje dokumenty, které má v elektronické podobě. Přístup však neumožňuje do spisových příloh nebo spisů jiných orgánů veřejné moci, které si vyžádal. Toto omezení je prakticky odůvodněné, neboť spisy obecných soudů nejsou zpravidla vedeny v elektronické podobě. Jejich zpřístupnění na dálku by proto pro Ústavní soud znamenalo nutnost jejich převodu do elektronické formy. Ústavní soud dále výslovně zdůrazňuje, že zpřístupnění dokumentů přes NaSpis nenahrazuje klasický institut nahlížení do spisu a že na vzdálený přístup není právní nárok (§ 42a a 58a kancelářského a spisového řádu Ústavního soudu).

Specifická je rovněž situace v insolvenčním řízení, kde se spisy také vedou v obou formách (§ 215a odst. 2 kancelářského řádu). Přitom insolvenční rejstřík jako informační systém veřejné správy zpřístupňuje veřejnosti prakticky celý obsah insolvenčních spisů (§ 419 odst. 2 zákona č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení). Určité osobní údaje jsou však anonymizovány a přílohy jednotlivých podání v něm k nahlédnutí dostupné nejsou.

 

Projekt eISIR a eSpis

Ministerstvo spravedlnosti aktuálně připravuje projekt eISIR, jehož cílem je plná digitalizace insolvenčního řízení. Zásadním prvkem projektu je tzv. elektronický spis (eSpis), který má postupně nahradit listinnou verzi. Insolvenční řízení je vnímáno jako pilotní oblast, na níž má být systém ověřen. Následně se předpokládá rozšíření eSpisu i do dalších soudních agend.⁶ Termín pro zavedení eISIRu a souvisejícího eSpisu byl však opětovně posunut. Nasazení komplexního systému eISIR a eSpis je plánováno až na konec roku 2026.⁷

Ministerstvo spravedlnosti ve Strategickém rámci eJustice 2023+⁸ (dále jen „strategický rámec“) řadí mezi hlavní přínosy eSpisu zejména umožnění online nahlížení do spisu subjektům řízení v nepřetržitém režimu. Tím odpadne současná praxe, kdy např. advokáti musejí často cestovat i stovky kilometrů k příslušnému soudu a tam jednotlivé svazky postupně skenovat. Pro jejich klienty to znamená zvýšené náklady za poskytování právních služeb.

Významnou předností je dále možnost souběžné práce se spisem více subjektů řízení. V současnosti platí, že pokud se spisem pracuje soudce, není v tutéž dobu spis přístupný pro jiné úřední osoby či účastníky řízení. Zavedení eSpisu naproti tomu umožní všem subjektům efektivní a paralelní přístup. Odpadne i zdržení způsobované pohybem spisu mezi jednotlivými instancemi či v důsledku zapůjčení spisu pro účely jiného soudního řízení. To v současnosti způsobuje pomalejší rozhodovací činnost soudů.

 

K dalším přínosům podle strategického rámce patří snížení nákladů a bezpečnostních rizik spojených s uchováváním spisů, jejich manipulací či archivací, vytvoření prostoru pro implementaci dalších moderních služeb a možnost automatizace vnitřních činností soudů. Strategický rámec nicméně neuvádí žádné konkrétní příklady. Dle sdělení Ministerstva spravedlnosti⁹ má systém eSpis a eISIR mj. zajišťovat automatizovanou tvorbu dokumentů z předem připravených šablon, podporovat elektronická podání či přebírat data z formulářů do systému.

 

Výzvy implementace

Pro efektivní zavedení eSpisu je nutné, aby české právní prostředí překonalo legislativní, technické a organizační výzvy. Níže jsou proto identifikovány konkrétní problematické aspekty, jejichž vyřešení je předpokladem úspěšné implementace.

 

Legislativní výzvy

Ačkoli zákonodárce dlouhodobě předpokládá přechod k elektronickému vedení soudních spisů, současná právní úprava nestanovuje žádná pravidla, kdy je třeba vést spis v listinné a kdy v elektronické podobě.¹⁰ OSŘ pouze uvádí, že o každém sporu či jiné právní věci se vede spis v listinné nebo v elektronické podobě, a ponechává tak volbu na soudu. Zákon o archivnictví rovněž nestanoví povinnost vést soudní spisy elektronicky. Taková povinnost neplyne ani z jednacího řádu. Podrobnější úpravu formy vedení spisů v některých typech řízení pak obsahují pouze interní předpisy (jednotlivé kancelářské řády), které však nejsou obecně závazné.

Takto nastavený právní režim neodpovídá požadavkům na řádné fungování eSpisu, který nutně předpokládá povinné a garantované vedení spisů v elektronické podobě. Má-li být elektronický spis skutečně funkčním nástrojem moderní justice, je nezbytné zakotvit povinnost jeho vedení přímo právním předpisem a současně přijmout podrobná pravidla jeho fungování.

Následně je nutné zodpovědět, zda má eSpis listinný spis zcela nahradit či zda má být vedena také paralelní listinná verze, případně v jakém rozsahu. Strategické dokumenty Ministerstva spravedlnosti počítají s tím, že listinná forma spisu bude zavedením eSpisu překonána. Zároveň však reflektují, že přechod bude postupný.¹¹ Může se tedy stát, že po určitou dobu budou vedle sebe existovat jak elektronické, tak listinné spisy. Je proto nutné závazně stanovit, která verze má být rozhodná v případě rozporů.

Domnívám se, že do doby, než bude eSpis plně funkční, měla by být rozhodná listinná verze spisu. Po jeho plném zavedení by pak naopak měl být rozhodný elektronický spis, který se stane autorizovaným a bezpečně uchovávaným zdrojem dat.

V této souvislosti je však nutné brát v úvahu, že některé dokumenty nemohou soudy převádět do elektronické podoby s platností originálu, např. směnky, listinné originály geometrických plánů, či listiny, které mají speciální fyzické zabezpečení (např. vodoznak či hologram). Tyto originály proto budou muset být i nadále ukládány shodně jako v případě řízení o elektronickém platebním rozkazu do tzv. sběrných spisů v listinné podobě.¹² Tento postup ostatně předpokládá § 25 odst. 3 jednacího řádu. Listinný originál se tedy fyzicky uchová odděleně, ale stane se nedílnou součástí elektronického spisu.

Technické a organizační výzvy

Elektronický spis je možné vést pouze v informačním systému speciálně k tomu určeném (§ 26a jednacího řádu). Zavedení eSpisu proto vyžaduje zajištění odpovídajícího technického zázemí, zejména v oblasti zálohování a dlouhodobé archivace dat, jakož i z hlediska spolehlivosti a kybernetické bezpečnosti celého systému. Tyto požadavky jsou o to zásadnější, má-li v budoucnu dojít k úplnému nahrazení listinných spisů elektronickou podobou.

V této souvislosti je třeba upozornit, že projekty eISIR a eSpis nejsou realizovány státem, ale jejich dodavatelem je soukromá společnost IBM Česká republika, spol. s r.o. Tato společnost se sice zavázala zajišťovat provozní podporu systému, včetně servisních a rozvojových služeb.¹³ Do budoucna je však zásadní, aby byl rovněž zajištěn kompletní přesun dat ze stávajících informačních systémů. V současné praxi se dokumenty ukládají do více paralelních systémů (např. ISAS, ISIR, ISVKS, ISNS). Zavedením eSpisu proto musí být vytvořeno jednotné technické prostředí, které umožní integraci stávajících systémů a přesun (migraci) dat. Do budoucna je nezbytné počítat také s rozšiřováním funkcí eSpisu. Nový systém proto musí být navržen tak, aby byl schopen pružně reagovat na aktuální technologické a procesní požadavky justice.

Podstatné je rovněž vyřešení otázky dálkového nahlížení do elektronických spisů a s tím související elektronické identifikace oprávněných osob. Jednací řád aktuálně stanoví, že dálkové nahlížení je možné, pokud to umožňuje technická povaha systému, přičemž totožnost osoby musí být ověřena prostřednictvím elektronické identifikace (§ 8 odst. 3 jednacího řádu). V praxi to může znamenat např. využití bankovní identity či občanského průkazu s čipem. Ústavní soud v současnosti uplatňuje model, kdy je žadateli zaslán ověřovací kód do jeho datové schránky. Na Slovensku se vzdálený přístup umožňuje prostřednictvím portálu Elektronický súdny spis (eSúd) na základě elektronické identifikační karty (občanský průkaz s čipem) nebo pomocí kódu vygenerovaného soudem. Tento kód může sloužit jako vhodná alternativa pro případy, kdy uživatel nedisponuje elektronickým identifikačním prostředkem.

Před plošným zavedením digitálních spisů je nutné zohlednit také osoby bez přístupu k internetu a osoby, pro něž je samostatné využívání moderních technologií obtížné. Jako vhodné opatření se nabízí zřízení vyhrazeného prostoru v budově soudu, kde by těmto osobám bylo umožněno do spisů nahlížet s asistencí soudního personálu.¹⁴

Z organizačního hlediska bude dále třeba proškolit zaměstnance soudů a realisticky nastavit rozsah digitalizace. Vzhledem k obrovskému množství listinných dokumentů nelze předpokládat zpětnou konverzi všech již rozhodnutých či projednávaných věcí. Elektronické vedení spisů proto musí být zavedeno minimálně v počáteční fázi pouze pro budoucí agendu. Opačný přístup by znamenal značné zatížení soudního aparátu vedoucí k jeho přehlcení a výraznému zpomalení soudních řízení.

 

Závěr

Elektronický spis představuje zásadní prvek digitalizace justice, jehož smyslem je zvýšení efektivity soudního rozhodování, snížení administrativní zátěže a zajištění dostupnějšího přístupu účastníků řízení k soudním dokumentům. Současná právní úprava i technické nastavení však vykazují nedostatky, které dosud brání plošnému zavedení eSpisu. Aby byl projekt eSpisu úspěšně implementován a plnil očekávané cíle, je vhodné přijmout následující opatření:

 

1. Právní úprava – jasně stanovit povinnost vedení spisů v elektronické podobě právním předpisem, včetně vymezení, zda a v jakém rozsahu bude nadále existovat listinná verze.
2. Řešení rozporů – upravit postup pro případy, kdy se obsah listinného a elektronického spisu liší, a vymezit, která verze má přednost.
3. Technické zázemí – zajistit vysoký standard zálohování a dlouhodobé archivace dat, kybernetické bezpečnosti a spolehlivosti systému.
4. Vytvoření jednotného technického prostředí – koncipovat eSpis jako centrální platformu, která sjednotí stávající soudní informační systémy, zajistí z nich převod dat a bude připravena na budoucí integraci s dalšími službami.
5. Dálkový přístup – vytvořit spolehlivý mechanismus elektronické identifikace subjektů řízení včetně umožnění alternativního řešení pro osoby bez elektronického identifikačního prostředku.
6. Dostupnost pro všechny – zohlednit potřeby osob bez přístupu k internetu či s omezenými digitálními dovednostmi prostřednictvím vyhrazených prostor v soudních budovách, kde bude umožněno nahlížení s asistencí.
7. Organizační opatření – proškolit soudní personál, nastavit realistický harmonogram zavádění digitalizace a omezit ji v počáteční fázi pouze na nově zahajované věci.

 

 

text: JUDr. Alice Šebová, advokátka 

 

Tento text věnovaný elektronickému spisu byl součástí autorčina článku „Civilní řízení v digitální podobě“. S ním získala 2. místo v soutěži talentových prací v rámci ocenění Právník roku 2025. Celý soutěžní článek byl následně zveřejněn v Bulletinu advokacie. (pozn. redakce

---

 

Pozn.:

¹ Na základě zákona č. 176/2025 Sb. je s účinností od 1. 1. 2026 novelizován § 40b odst. 1 OSŘ, který nově navíc uvádí,   že „soud vyhotovuje písemné úkony v té podobě, v jaké je veden spis; je-li však o věci veden listinný spis,      

  předseda senátu může rozhodnout, že se písemný úkon soudu vyhotoví v elektronické podobě.“

² KOTÁPIŠOVÁ, P. Digitalizace soudního spisu. Jurisprudence 1/2024, Rubrika: Články, s. 20-24. [Systém ASPI]. [cit.

  2025-09-12].

³ Srov. např. insolvenční řízení (§ 215a odst. 2 kancelářského řádu), řízení u Nejvyššího soudu (§ 88 kancelářského a   spisového řádu Nejvyššího soudu), řízení u Ústavního soudu (§ 42a kancelářského a spisového řádu Ústavního   

  soudu).

⁴ Srov. JIRSA, J. a kol. Občanský soudní řád: Soudcovský komentář. Praha: Wolters Kluwer. Systém ASPI [online]. ISSN    2336-517X. [cit. 2025-09-09].

⁵ Srov. Ministerstvo spravedlnosti. Strategický rámec eJustice 2023+. Praha: Ministerstvo spravedlnosti, 2023.

   Dostupné z: https://www.databaze-strategie.cz/cz/ms/strategie/ [cit. 22. 9. 2025].

⁶ Srov. PROCHÁZKA, R. Elektronizace v resortu Ministerstva spravedlnosti. Kontrolní závěr č. 21/28. Praha: Nejvyšší    

   kontrolní úřad, 2022. Dostupné z: https://www.nku.cz/assets/kon-zavery/K21028.pdf.

⁷ Sdělení Ministerstva spravedlnosti na základě zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím ze dne    26. 9. 2025, č. j. MSP-780/2025-OSV-OSV/4, dostupné z: https://eudeska.justice.cz/informace-dle-106-199.

⁸ Ministerstvo spravedlnosti. Strategický rámec eJustice 2023+. Praha: Ministerstvo spravedlnosti, 2023.

   Dostupné z: https://www.databaze-strategie.cz/cz/ms/strategie/ [cit. 22. 9. 2025].

⁹ Sdělení Ministerstva spravedlnosti na základě zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím ze dne    9. 10. 2025, č. j. MSP-802/2025-OSV-OSV/4, dostupné z: https://eudeska.justice.cz/informace-dle-106-199. 

¹⁰ SEDLÁČEK, M. Elektronizace justice a nové technologie v civilním procesu. In: Civilní právo a nové technologie.    

    Praha: Wolters Kluwer, 2022, s. 199. ISBN 978-80-7676-503-0.

 ¹¹ Strategický rámec či Ministerstvo spravedlnosti. Informační koncepce Ministerstva spravedlnosti pro období   

   2023–2028. Praha: Ministerstvo spravedlnosti ČR, 04/2023.

¹² KOTÁPIŠOVÁ, P. Digitalizace soudního spisu.

  ¹³ Sdělení Ministerstva spravedlnosti na základě zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím ze dne      26. 9. 2025, č. j. MSP-780/2025-OSV-OSV/4, dostupné z: https://eudeska.justice.cz/informace-dle-106-199. ¹⁴      

     KOTÁPIŠOVÁ, P. Digitalizace soudního spisu.